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12 RECOMENDACIONES PARA ENVIAR UN CORREO ELECTRONICO


El correo electrónico tiene un valor muy importante para la comunicación en cualquier negocio porque nos permite compartir información entre los colaboradores, con los proveedores y clientes con los que nos es difícil tener contacto físico.

Un buen manejo de nuestro correo también puede hablar sobre nuestro profesionalismo al momento de hacer nuestro trabajo. Por esta razón, les comparto doce recomendaciones que debemos tomar en cuenta antes de enviar correos:

1. El título debe simplificar el objetivo del mail, ser específico y corto. Un título garantiza que lo lean, que lo archiven, que lo encuentren fácil al buscarlo o que lo eliminen. Muchas veces las personas encuentran correos pasado y usan la opción responder sin borrar el asunto

2. El saludo ayuda a tener un contacto personalizado, por ello es recomendable colocar el nombre. También debe ser atemporal, ejemplo: Estimado, Buen día, Hola, Querido, etc.

3. El cuerpo del mail, evitar escribir mensajes largos, en internet el tiempo es usualmente más rápido, es importante que simplifiques todo lo posible así asegures la lectura y compresión del mail.

4. La despedida, demuestra profesionalismo y personalización. Basta con un: Que tengas un buen día, Agradeciendo tu atención, Me despido, etc.

5. Firma personalizada, configura las opciones de firmas personalizadas, con ello aseguraras que tus datos estén en cada mail que escribas o respondas. Puedes incluir en la Firma: tu nombre, tu cargo, tus teléfonos, correos, la empresa entre otros.

6. La ortografía, debe tener sumo cuidado al momento de redactar un mail o cualquier otro documento, es muy importante. Ahora Google es buena ayuda para ello.

7. Utiliza la opción CCO, Esta opción enviara una copia oculta a otros destinos, así puede evitar momentos incomodos a tu receptor principal.

8. Contesta de manera casi inmediata, recomiendan que las respuestas se den en no más de 24 horas después de la llegada del correo. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, puedes confirmar que lo haz recibido y pronto responderás.

9. Si es urgente el mail, asegura la recepción con una llamada a su destino.

10. Revisa periódicamente tu bandeja de “Correo no deseado”. Algunos correos correos que sí te interesan pueden llegar ahí, si es así marca ese correo como “Correo deseado”

11. Haz una revisión general de tu correo antes de “Enviar”. Revisa que los archivos que mandes se hayan cargado correctamente, que los enlaces funcionen, que no tenga errores de ortografía y sintaxis y que el texto se deje entender.

12. Los correos no son el único medio de comunicación, cuando van y regresan respuestas sobre el mismo asunto, debemos analizar la posibilidad de otro medio de comunicación. La recomendación es 3 envíos y busca otro medio para resolverlo.







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